- تخصیص خودکار معاملات به کاربران و تیم‌ها (Lead Assignment)
تخصیص خودکار معاملات به کاربران و تیم‌ها (Lead Assignment) #
با استفاده از تخصیص خودکار می‌توانید مشخص کنید که در زمان ایجاد یا ویرایش یک معامله،
در صورت برقرار بودن شرایط موردنظر شما، مسئول معامله به‌صورت خودکار به یک کاربر یا تیم مشخص تغییر کند.
برای مثال، می‌توانید قانونی تعریف کنید که هر معامله جدیدی که در کاریز فروش سازمانی ایجاد می‌شود،
به تیم فروش سازمانی تخصیص داده شود.
پیش از شروع #
ویژگی تخصیص خودکار در پلن پیشتاز دیدار در دسترس است.
مدیر اکانت می‌تواند بدون نیاز به دسترسی جداگانه، قوانین تخصیص خودکار را مشاهده و مدیریت کند.
برای سایر کاربران باید دسترسی «مدیریت تخصیص خودکار» از بخش دسترسی‌ها فعال شده باشد.
این دسترسی در زیرمجموعه «مدیریت فرم‌ساز» قرار دارد و به‌صورت پیش‌فرض برای کاربران غیرفعال است.
کاربرانی که این دسترسی را ندارند، گزینه «تخصیص خودکار» را در منوی خود مشاهده نمی‌کنند.
چگونه یک قانون تخصیص خودکار بسازیم؟ #
از منوی کناری دیدار، گزینه «تخصیص خودکار» را انتخاب کنید.
صفحه قوانین تخصیص خودکار در بخش «برنامه‌ها و ابزارها» باز می‌شود.
اگر تا به حال قانونی ایجاد نکرده باشید، صفحه خالی تخصیص خودکار را مشاهده می‌کنید.
برای ساخت اولین قانون، روی دکمه «افزودن قانون جدید» کلیک کنید.
ساخت هر قانون در چند مرحله انجام می‌شود.
مرحله اول: عنوان و رویداد قانون #
ابتدا یک عنوان برای قانون وارد کنید.
به‌صورت پیش‌فرض، تاریخ و زمان ایجاد قانون به‌عنوان عنوان قرار داده می‌شود که می‌توانید آن را تغییر دهید.
سپس مشخص کنید این قانون در چه زمانی بررسی شود:
- ایجاد معامله: زمانی که یک معامله جدید در دیدار ایجاد می‌شود.
- ویرایش معامله: زمانی که اطلاعات یک معامله موجود ویرایش می‌شود.
مرحله دوم: مشخص کردن شروط #
در این مرحله مشخص می‌کنید چه معامله‌هایی باید شامل این قانون شوند.
ساخت شرط در این قسمت مشابه بخش شرط‌ها در اتومیشن دیدار است و می‌توانید براساس اطلاعات معامله،
شروط موردنظر خود را تعریف کنید.
همچنین می‌توانید چند شرط داشته باشید و مشخص کنید که همه شروط باید برقرار باشند یا برقرار بودن یکی از آن‌ها
برای اجرای قانون کافی است.
برای مثال می‌توانید مشخص کنید:
اگر یک معامله جدید ایجاد شد و کاریز آن برابر با کاریز فروش سازمانی بود، تخصیص انجام شود.
اگر معامله شرایط تعیین‌شده را نداشته باشد، هیچ تخصیصی از طریق این قانون انجام نخواهد شد.
مرحله سوم: مشخص کردن نحوه تخصیص #
در مرحله بعد مشخص می‌کنید معامله به چه کسی تخصیص داده شود.
در این صفحه:
- نوع اقدام به‌صورت ثابت روی «تخصیص» قرار دارد.
- نوع پرونده به‌صورت ثابت «معامله» است.
- مسئول جدید می‌تواند یک کاربر یا یک تیم باشد.
در صورت نیاز می‌توانید گزینه
«تخصیص شخص و شرکت معامله به همان کاربر»
را نیز فعال کنید.
بعد از تکمیل تنظیمات، روی «ذخیره» کلیک کنید.
قانون به ابتدای لیست اضافه می‌شود، اما در ابتدا غیرفعال است.
چگونه قانون را فعال کنیم؟ #
ساخت قانون به‌تنهایی باعث اجرای آن نمی‌شود.
پس از اینکه تنظیمات قانون را بررسی کردید، از صفحه لیست وضعیت آن را به حالت فعال تغییر دهید.
تا زمانی که قانون غیرفعال باشد، با ایجاد یا ویرایش معاملات هیچ اقدامی توسط آن انجام نمی‌شود.
بعد از فعال کردن قانون چه اتفاقی می‌افتد؟ #
از این پس با رخ دادن رویدادی که برای قانون انتخاب کرده‌اید، دیدار شرایط معامله را بررسی می‌کند.
برای مثال، اگر رویداد «ایجاد معامله» باشد:
- یک معامله جدید ایجاد می‌شود.
- دیدار شروط قانون را بررسی می‌کند.
- اگر شروط برقرار باشند، معامله براساس تنظیمات شما تخصیص داده می‌شود.
- اگر شروط برقرار نباشند، تخصیصی توسط این قانون انجام نمی‌شود.
برای قوانین با رویداد «ویرایش معامله» نیز همین فرآیند هنگام ویرایش معاملات انجام می‌شود.
اگر برای همان رویداد، اتومیشن‌های دیگری نیز در حساب شما فعال باشند، آن اتومیشن‌ها هم طبق تنظیمات خود اجرا خواهند شد.
بعد از انجام تخصیص، اعلان مربوط به تخصیص نیز برای کاربر ارسال می‌شود.
از کجا اجرای قانون را بررسی کنیم؟ #
اجرای قوانین تخصیص خودکار در سوابق اتومیشن نیز ثبت می‌شود.
برای مشاهده آن، وارد بخش اتومیشن شوید و تب «سوابق» را باز کنید.
در این قسمت می‌توانید اجرای قانون و اطلاعات مربوط به آن را مشاهده کنید.
چگونه قانون را ویرایش کنیم؟ #
تنها قوانین غیرفعال قابل ویرایش هستند.
ابتدا قانون موردنظر را غیرفعال کرده و سپس روی گزینه ویرایش کلیک کنید.
فرم ایجاد قانون با اطلاعات فعلی آن از مرحله اول باز می‌شود.
می‌توانید مراحل را مرور کرده و اطلاعات موردنظر را تغییر دهید.
تغییرات تنها زمانی ثبت می‌شوند که تا مرحله آخر پیش بروید و روی «ذخیره» کلیک کنید.
اگر قانون فعال باشد و روی ویرایش کلیک کنید، پیام «لطفا ابتدا قانون را غیر فعال کنید» نمایش داده می‌شود.
چگونه یک قانون را حذف کنیم؟ #
برای حذف یک قانون نیز ابتدا باید آن را غیرفعال کنید.
پس از انتخاب گزینه حذف و تأیید شما، قانون از لیست حذف می‌شود.
حذف قانون تأثیری روی معامله‌هایی که قبلاً توسط آن تخصیص داده شده‌اند ندارد و فقط باعث می‌شود قانون از این پس اجرا نشود.
اگر قانون فعال باشد و روی حذف کلیک کنید، پیام «لطفا ابتدا قانون را غیر فعال کنید» نمایش داده می‌شود.
چگونه مطمئن شویم قانون درست کار می‌کند؟ #
پس از ساخت و فعال‌سازی قانون، می‌توانید یک‌بار آن را آزمایش کنید:
- یک معامله آزمایشی ایجاد یا ویرایش کنید؛ متناسب با رویدادی که برای قانون انتخاب کرده‌اید.
- اطلاعات معامله را به‌گونه‌ای وارد کنید که شروط قانون برقرار باشند.
- مسئول معامله را بررسی کنید و مطمئن شوید تخصیص انجام شده است.
- برای بررسی جزئیات اجرا، بخش سوابق اتومیشن را مشاهده کنید.
نکات مهم #
- قانون تخصیص تنها زمانی اجرا می‌شود که فعال باشد.
- هر قانون شامل یک رویداد ایجاد یا ویرایش معامله، شروط موردنظر شما و یک اقدام تخصیص معامله است.
- در قوانین تخصیص خودکار امکان اضافه کردن اقدام دیگری مانند ارسال پیامک، ایجاد فعالیت یا افزودن تأخیر زمانی وجود ندارد. برای ساخت چنین فرآیندهایی می‌توانید از اتومیشن دیدار استفاده کنید.
- برای ویرایش یا حذف یک قانون، ابتدا باید آن را غیرفعال کنید.
- حذف یک قانون، تخصیص‌هایی را که قبلاً روی معاملات انجام شده‌اند تغییر نمی‌دهد.
