برای وارد کردن (ایمپورت) اطلاعات مشتریان قدیمی خود در دیدار، لازم است که یک سری فیلدهای اجباری را داخل فایل اکسل خود داشته باشید. برای مثال وارد کردن فیلد نام خانوادگی برای ایمپورت اطلاعات مشتریان خود ضروری است.
فیلد اجباری اشخاص #
برای ایمپورت اطلاعات مشتریان خود باید حتما در ستون اکسل شما نام خانوادگی وجود داشته باشد.
نکته: بهتر است اطلاعاتی مانند شماره همراه مشتری نیز به عنوان یک ستون در اکسل شما وجود داشته باشد زیرا نام خانوادگی تکراری ممکن است وجود داشته باشد.
فیلد اجباری شرکت #
برای ایمپورت اطلاعات شرکت مشتریان خود باید حتما در ستون اکسل شما نام شرکت وجود داشته باشد.
نکته: بهتر است ستون تلفن ثابت شرکت نیز در اکسل وجود داشته باشد.
فیلد های اجباری معامله #
برای ایمپورت اطلاعات معامله مشتریان خود باید حتما در ستون های اکسل شما عنوان،کاریز،و مرحله کاریز معامله وجود داشته باشد.
نکته مهم : در ایمپورت معامله یک مشتری باید حتما اطلاعات شخصی او مثل نام خانوادگی و شماره همراه مشتری وجود داشته باشد که پرونده معامله روی آن شخص ساخته شود.
نکته: پیشنهاد می شود ستون وضعیت معامله ( موفق ، ناموفق ، جاری بودن معامله) و تاریخ ایجاد معامله در اکسل شما وجود داشته باشد.
فیلد های اجباری محصول #
برای ایمپورت اطلاعات محصولات خود باید حتما در ستون های اکسل شما عنوان محصول،عنوان برای فاکتور، کد و واحد محصول وجود داشته باشد.
نکته مهم: پیشنهاد می شود ستون گروه محصول در ستون اکسل شما وجود داشته باشد زیرا هر محصول داخل گروه محصول مربوط به خود قرار گیرد. که برای فیلتر کردن مناسب است.
فیلدهای اجباری کارت #
برای ایمپورت اطلاعات کارت خود باید حتما در ستون های اکسل شما عنوان،کارت وجود داشته باشد.
نکته مهم: پیشنهاد میشود که با توجه به نوع استفاده از کارت ها، فیلدهای دیگر کارت مانند کاریز و مرحله کاریز را مشخص کنید.
اگر از کارت ها برای مدیریت کارهای داخلی شرکت خود استفاده میکنید، دیگر نیازی به وارد کردن نام و نام خانوادگی مشتری را ندارید
ولی اگر از کارت ها برای امور خدمات پس از فروش در شرکت خود استفاده می کنید، باید نام خانوادگی و اطلاعات مشتری نیز در ستون های اکسل شما وجود داشته باشد.
فیلدهای اجباری فعالیت ها #
فعالیت معمولا به صورت مکمل روی پرونده های شخص، شرکت، کارت و معامله قرار می گیرند.
به طور مثال اگر نیاز به ایمپورت فعالیت روی پرونده مشتری خود دارید، ابتدا باید ستون های اطلاعات مشتری مثل نام خانوادگی، شماره همراه را در اکسل خود وارد کنید و سپس ستون “نوع فعالیت” و “عنوان فعالیت” را وارد کنید.
نکته مهم: فعالیتی که میخواهید روی پرونده مشتری از طریق ایمپورت وارد کنید، باید علاوه بر نوع و عنوان فعالیت (مثلا نوع فعالیت” تماس خروجی”) ، باید شامل موارد زیر باشد:
1- اگر بخواهید نتیجه فعالیتی که قبلا انجام شده است را وارد کنید، ستون “نتیجه فعالیت” و “تاریخ انجام شدن فعالیت” را نیز وارد کنید.
2- ولی اگر بخواهید فعالیتی برای انجام در آینده روی پرونده برنامه ریزی شود باید ستون “تاریخ برنامه ریزی شده اجرای فعالیت” را وارد کنید.
نکته: دقت کنید که اگر ستونی مانند “مسئول اجرا فعالیت” را وارد نکنید، نام خود شما به عنوان مسئول انجام فعالیت ثبت خواهد شد.
